Communiceren is meer dan alleen informatie uitwisselen. Om een effectieve communicator te zijn, moet u uw publiek begrijpen, uw toon en volume meten, uw lichaamstaal in de gaten houden en enkele andere communicatieve vaardigheden toepassen. Dit artikel legt niet alleen uit wat effectieve communicatie inhoudt, maar presenteert ook de vaardigheden die nodig zijn om effectief te communiceren.
Inhoudsopgave
Sommige interpersoonlijke communicatieve vaardigheden zijn in alle situaties van toepassing. Anderen zijn alleen van toepassing op uw carrière of in uw persoonlijke leven. Als u een van de volgende problemen op het werk ervaart, moet u waarschijnlijk uw communicatieve vaardigheden verbeteren.
Slechte communicatieve vaardigheden veroorzaken vaak huwelijksproblemen. Misschien wilt u betere gesprekken voeren in uw sociale leven of uw communicatievermogen op het werk verbeteren. Wat uw effectieve communicatiebehoeften ook zijn, de volgende informatie zal u helpen bepalen of u over effectieve communicatieve vaardigheden beschikt en de vaardigheden verbeteren waarvan u denkt dat ze niet effectief zijn.
Of u nu een-op-een communiceert of een boodschap aan een groep presenteert, er zijn bepaalde effectieve communicatieve vaardigheden die in elke spreeksituatie van toepassing zijn. Kijk welke van de volgende effectieve communicatieve vaardigheden u al bezit en voeg de vaardigheden toe die u nog niet heeft.
Plan groepspresentaties en persoonlijke gesprekken van tevoren. Hoewel een presentatie die spontaan lijkt, wenselijk is, is er niets mis met het vertrouwen op een script totdat u deze vaardigheid ontwikkelt. Als communicatie ter plaatse nodig is, wacht dan even en neem even de tijd om na te denken voordat u iets zegt. Als u communiceert, spreek dan altijd duidelijk en eerlijk, aangezien u het respect zult verdienen van degene die naar u luistert.
Denk na over wat u in persoonlijke gesprekken kunt delen. Grappige verhalen werken altijd goed, vooral als ze gaan over iets dat je onlangs is overkomen. Blijf uit de buurt van controversiële onderwerpen - politiek, religie, enz. - en zorg ervoor dat u de ander de kans geeft om te spreken. Vragen werken goed, houd ze licht en relatief onpersoonlijk.
Zorg ervoor dat u alleen woorden gebruikt die u kent. Als u een presentatie uitschrijft, controleer dan de grammatica en de spelling voordat u deze presenteert. Uw doel is om gemakkelijk te worden begrepen door uw publiek.
Wat u zegt en hoe u het zegt, is effectiever als het is ontworpen voor het publiek met wie u spreekt. Gebruik een andere toon en stijl van communicatie met uw gezin, uw baas en uw collega's. Gesprekken zijn anders met vrienden en degenen die we niet kennen. Effectieve communicatoren weten hoe ze de aandacht van de luisteraar kunnen houden en respecteren hun perspectief tijdens het spreken.
Zelfs als u niet spreekt, communiceert u constant met uw lichaamstaal. Als u lichaamstaal effectief leert gebruiken en de lichaamstaal van anderen leest, kunt u communiceren. Bijvoorbeeld:
Deze non-verbale signalen geven aan dat jij of je luisteraar niet openstaan voor productieve communicatie.
Gebruik je lichaamstaal, zoals gezichtsuitdrukkingen, houding en lichaamsbeweging, om iets toe te voegen aan de inhoud van je boodschap en om te versterken wat je zegt. Gewoon knikken of uw hoofd schudden kan betekenis aan de inhoud toevoegen. Overweeg daarnaast de leeftijd, emotionele toestand en culturele achtergrond van uw luisteraar (s).
Gebruik het juiste volume en de juiste toon voor effectieve communicatie. Spreek luid genoeg wanneer u een groep aanspreekt om gehoord te worden, maar zet het volume lager in een privégesprek. Je toon moet ook emotie weerspiegelen; spreek nooit in een monotoon. Je toon moet verschillend zijn voor verschillende leeftijden, groepsgroottes en communicatieonderwerpen.
Effectieve communicatoren weten hoe ze hun spraak moeten temperen. Spreek duidelijk en spreek elk woord uit. Als u dat nodig heeft, pauzeer dan even om uw gedachten te ordenen. Onthoud dat stilte niet per se een slechte zaak is; je wilt de controle hebben over wat je zegt.
De beste manier om uw communicatieve vaardigheden te verbeteren, is door te oefenen. Kies situaties met een laag risico om de vaardigheden die u aan het leren bent te oefenen totdat u zich op uw gemak voelt bij een grotere groep. Sociale situaties waarin u niet veel deelnemers kent, zijn een goede plek om te beginnen. Bekijk de reacties van uw luisteraars om te bepalen hoe goed u effectieve communicatie gebruikt. In de volgende secties wordt het belang van goede luistervaardigheden voor effectieve communicatie besproken en wordt besproken hoe die vaardigheden kunnen worden ontwikkeld.
Effectieve communicatoren beseffen dat een gesprek zowel effectief spreken als luisteren inhoudt. Leer betrokken te zijn bij wat de spreker zegt door de volgende vaardigheden te ontwikkelen
Je hoeft het niet eens te zijn met alles wat iemand zegt. U moet echter wel respect tonen voor de mening van anderen. Actief luisteren betekent niet alleen aandacht schenken aan wat er wordt gezegd, maar ook oordelen opzij zetten en objectief reageren op de communicatie van anderen. We zullen nu bekijken hoe een effectieve communicator reageert en zich met anderen verbindt.
Zeer succesvolle communicatoren weten hoe ze effectief moeten reageren op de communicatie van anderen. Door dit te doen, kun je een band vormen, zo niet met de communicator, met de inhoud van hun bericht. De echt effectieve communicator gaat een stap verder door niet alleen het meeste uit elk gesprek te halen, maar ook om hun luisteraars een onvergetelijke ervaring te bezorgen. De volgende tips zullen iemand helpen niet alleen een effectieve communicator te worden, maar ook een geweldige!
Telkens wanneer u met een groep spreekt of betrokken raakt bij een langdurig gesprek, spreek dan uw waardering uit voor de tijd die uw luisteraar (s) u geeft. Herken bovendien alle input van uw luisteraar (s), geef commentaar of complimenteer deze. Dit helpt om een goede verstandhouding op te bouwen, een belangrijk kenmerk van effectieve communicatie.
Dit concept tilt het leren kennen van uw publiek naar een nieuw en hoger niveau. De locatie van het gesprek of de toespraak, het onderwerp en zelfs het uiterlijk van uw luisteraars kunnen aanwijzingen geven waardoor u op persoonlijk niveau contact kunt maken. Zorg ervoor dat u controversiële onderwerpen zoals politiek en religie vermijdt.
Effectieve communicatoren weten hoe belangrijk het is om positief te blijven. Om dit te doen:
Een effectieve communicator weet welk resultaat hij wil bereiken voordat hij begint met communiceren. Als u dit doet, blijft u bij het onderwerp en verandert u de richting van het gesprek, indien nodig. Bepaal wat u wilt bereiken voordat u begint te spreken. Bent u bijvoorbeeld:
Het resultaat dat u wilt bereiken, bepaalt de stroom en inhoud van het gesprek.
Door om input en feedback te vragen, bevestigt u succesvolle communicatie door u te laten weten dat u gehoord en begrepen bent. Gebruik vragen en uitdrukkingen zoals:
De luisteraar verduidelijken is verbinding maken met wat je zegt, is noodzakelijk voor effectieve communicatie. U kunt ook de laatste paar woorden van de andere persoon herhalen om betrokken te blijven en te bevestigen dat u luistert.
Soms is het moeilijk om de bedoelde toon van iemands communicatie te bepalen. Ervan uitgaande dat de sprekers en luisteraars goede bedoelingen hebben, worden woede en vijandigheid vermeden. Dit is vooral belangrijk bij schriftelijke communicatie, omdat je non-verbale signalen niet kunt beoordelen. Als u denkt dat de communicatie bedoeld is om u boos of van streek te maken, kunt u het beste met begrip en vriendelijkheid reageren. Als u wilt, kunt u om opheldering vragen over het motief en de bedoeling van de spreker.
Een goede communicator kent het belang van follow-up na een presentatie of gesprek. Geef aan het einde van elke communicatie duidelijkheid over toekomstige acties en verantwoording. Dit bevat:
Beëindig uw gesprek door waardering uit te drukken, met een glimlach en een woord van vriendelijkheid, indien relevant en gepast. Dit opent de deur voor effectieve communicatie met uw luisteraar (s) in de toekomst.
Effectieve communicatoren kennen de gevaren van het niet opschrijven van dingen. Het maakt niet uit hoe goed u denkt dat uw geheugen is, het is mogelijk dat u de belangrijkste punten vergeet nadat u naar anderen hebt gesproken of geluisterd. Als de gedachte aan het gebruik van pen en papier je doet ineenkrimpen, sms jezelf dan of bewaar elektronische aantekeningen. Vergeet niet om de datum van het gesprek toe te voegen en met wie het was.
Reageer zo snel mogelijk op sms'jes, e-mails en telefoon- en geschreven berichten. Veel mensen vinden het handig om een bepaald tijdstip van de dag te reserveren om in één keer op alle communicatie te reageren. Anderen doen dat misschien om de twee tot drie uur. Kies een schema dat bij u past en houd u eraan. Hierdoor wordt het voor degenen met wie u regelmatig communiceert gemakkelijker om te weten wanneer ze uw reactie kunnen verwachten.
Vermijd het lezen of luisteren naar slechts een deel van de communicatie, aangezien dit het gevolg is van verkeerde interpretaties en verkeerd begrepen reacties. Bovendien is er extra tijd nodig om problemen op te lossen die ontstaan door onvoldoende lezen van schriftelijke communicatie. Uw antwoorden moeten duidelijk en beknopt zijn en bestaan uit genummerde lijsten en opsommingstekens. Een duidelijk begrip dat is afgeleid van een volledige lezing, samen met een snelle, duidelijke en beknopte reactie, voorkomt misverstanden en lijkt onprofessioneel.
Wanneer u een geschreven bericht of antwoord maakt, lees dan zorgvuldig wat u hebt geschreven en controleer op spelling- en grammaticafouten. Zorg er daarnaast voor dat uw bericht duidelijk aangeeft wat u wilt zeggen. Een slecht geschreven document zal niet uw doel bereiken om een effectieve communicator te zijn.
Er zijn enkele belemmeringen voor effectieve interpersoonlijke communicatie waarvan u zich bewust moet zijn en die u moet vermijden. Stel je de volgende situatie voor:
Goede communicatieve vaardigheden helpen iemand zowel in zijn persoonlijke als professionele leven. Effectieve communicatieve vaardigheden verbeteren uw vermogen om professioneler met anderen om te gaan. Zowel mondelinge als schriftelijke communicatieve vaardigheden kunnen worden aangeleerd en verbeterd. Door de informatie en tips in dit artikel te volgen, verbetert u uw schriftelijke en spreekvaardigheid, zowel in zakelijke als in sociale situaties. Het is mogelijk om effectief te leren communiceren.