Elke keer dat twee of meer mensen berichten uitwisselen, nemen ze deel aan het basiscommunicatieproces. Klinkt simpel, nietwaar. Het communicatieproces is echter behoorlijk complex. Het heeft niet alleen verschillende componenten, maar de duidelijkheid en context van de boodschap kan zowel positief als negatief worden beïnvloed door verschillende factoren.
Het is belangrijk om het communicatieproces te begrijpen om effectief te kunnen communiceren en verkeerde interpretaties te voorkomen. In dit artikel kijken we naar de componenten van communicatie en het communicatieprocesmodel. Vervolgens onderzoeken we de benaderingen en processen van organisatorische communicatie. Ten slotte bespreken we het e-mailcommunicatieproces.
Inhoudsopgave
Communicatie is een proces van het uitwisselen van verbale en non-verbale berichten. We kunnen communicatie identificeren door de componenten als volgt te definiëren:
Context is de omgeving waarin communicatie plaatsvindt en omvat de organisatie, cultuur en gemeenschap. Bovendien beïnvloeden externe prikkels, zoals vergaderingen, informele gesprekken, e-mails, memo's, etc. en interne prikkels zoals meningen en emoties de context. Alleen als je alle aspecten van de context in overweging neemt, kun je effectief communiceren.
De afzender gebruikt een combinatie van woorden, symbolen, grafieken en afbeeldingen om te communiceren. De spreker is de encoder in mondelinge communicatie en de schrijver is de encoder in schriftelijke communicatie.
De informatie die wordt uitgewisseld tussen de afzender en de ontvanger, creëert een bericht, al dan niet opzettelijk. De afzender van het bericht moet rekening houden met de context om het bericht begrijpelijk te maken. Bovendien moet het bericht duidelijke taal bevatten, met de nodige definities, voorbeelden of afbeeldingen om het begrip te verzekeren.
Het medium - het kanaal waarmee het bericht wordt verzonden - kan elektronisch, geluid of gedrukt zijn. De keuze van een medium wordt beïnvloed door:
Gebruik een mondeling medium wanneer uw bericht urgent, persoonlijk is of wanneer onmiddellijke feedback gewenst is. Gebruik een geschreven medium wanneer het technisch of formeel is of moet worden gedocumenteerd.
De luisteraar of lezer van communicatie interpreteert de boodschap. De ontvanger wordt beïnvloed door de context, maar ook door externe en interne prikkels. Als de ontvanger bevooroordeelde meningen of misvattingen heeft, wordt het bericht mogelijk niet correct ontvangen. Houding en persoonlijkheid hebben ook invloed op de ontvanger.
Feedback is de reactie van de ontvanger - hun reactie op de communicatie. Stilte kan een vorm van feedback zijn, of de ontvanger kan mondeling of schriftelijk reageren. Feedback wordt gebruikt om te bevestigen dat het bericht is begrepen en dat de vereiste actie is ondernomen.
Alle componenten moeten effectief samenwerken om het communicatieproces compleet te maken en de beoogde boodschap over te brengen.
Communicatieproces verwijst naar de uitwisseling van informatie (een bericht) tussen twee of meer mensen. Om deze uitwisseling te laten slagen, moeten beide partijen de mogelijkheid hebben om informatie uit te wisselen en elkaar te begrijpen. Communicatie mislukt als de informatiestroom om de een of andere reden wordt geblokkeerd of als degenen die proberen te communiceren zichzelf niet verstaanbaar kunnen maken. Om te begrijpen wat communicatie is - het doel en de waarde ervan - moeten we het communicatieprocesmodel begrijpen.
Stap 1 Stel uw doelstellingen vast voordat u communiceert of een boodschap begint over te brengen.
Stap 2 Identificeer de ontvangers (de doelgroep) van uw communicatie.
Stap 3 Kies uw communicatiemethode.
Stap 4 Overweeg uw ontvanger (s).
Stap # 5 Stem uw communicatie af op de ontvangen feedback.
Het communicatieproces kan op twee manieren worden beïnvloed door de manier waarop de informatie wordt verzonden, ontvangen en geïnterpreteerd:
Het communicatieprocesmodel helpt ons te bepalen wie er bij de communicatie betrokken is en wat er moet gebeuren. Het is een raamwerk waarop we succesvolle individuele en organisatorische communicatie kunnen bouwen.
Hoewel er veel definities van organisatorische communicatie bestaan, zullen we voor onze doeleinden organisatorische communicatie definiëren als het verzenden en ontvangen van berichten in een bepaalde omgeving of omgeving (organisatie) om gemeenschappelijke, individuele doelen te bereiken tussen onderling verbonden mensen.
Het proces van organisatorische communicatie omvat het verzenden en ontvangen van berichten schriftelijk (non-verbaal) of persoonlijk (mondeling). Bij een groot deel van de organisatorische communicatie wordt informatie overgedragen. Complexere communicatie, zoals het oplossen van conflicten, vereist echter het vermogen om betekenis te verwerken en te onderhandelen volgens de regels van de organisatie.
Of de communicatie nu als eenvoudig of complexer wordt beschouwd, om begrip te krijgen, moet de boodschap duidelijk en beknopt zijn en moet politiek of cultureel marginalisatietaal worden vermeden. Organisaties moeten effectieve communicatieve vaardigheden modelleren in:
Organisatiecommunicatie is contextueel en cultureel afhankelijk, aangezien mensen berichten en informatie schriftelijk, elektronisch en face-to-face verzenden. De aard en functie (context) van de organisatie beïnvloeden de communicatie. Bovendien heeft elke organisatie zijn eigen unieke cultuur. Om communicatie binnen de organisatie succesvol te laten zijn, moeten zowel context als cultuur samenvallen en samenwerken.
Organisatiecommunicatie bouwt intern relaties op met leden van de organisatie en met het externe publiek. Het succes van een organisatie is afhankelijk van het vermogen van haar leden om effectief te communiceren. Werknemers moeten bekwaam zijn in openbare presentaties, luisteren en interpersoonlijke communicatie om succesvol te kunnen communiceren in een organisatie. Een succesvolle organisatie zal training geven om het succes van hun medewerkers te verzekeren.
Organisatiecommunicatie biedt organisaties op verschillende manieren voordelen:
Het is belangrijk om de communicatiebenaderingen en -processen van organisaties te begrijpen voor het ontwikkelen en verfijnen van werknemerscommunicatie. Elke organisatie moet zijn eigen aanpak voor effectieve communicatie definiëren en de processen definiëren die ze zullen invoeren om zowel interne als externe communicatie te verbeteren.
Organisaties moeten bekwame communicatoren hebben voor succesvolle dagelijkse operaties. Van de website van het bedrijf, via het werknemershandboek tot een beëindigingsgesprek, elk aspect van communicatie in een organisatie moet samenwerken om de intentie, cultuur en verplichtingen van de organisatie aan zowel intern als extern personeel te communiceren.
E-mail is de keuze die velen maken als het medium om een bericht over te brengen. Hoewel het snel en relatief gemakkelijk te gebruiken is, moet men ervoor zorgen dat ze het proces en het doel van e-mailcommunicatie begrijpen om het effectief te kunnen gebruiken.
Er zijn vijf componenten van e-mailcommunicatie:
# 1 De afzender
Succesvolle e-mailcommunicatie vereist dat de afzender (ook wel de bron of communicator genoemd) het bericht codeert met een combinatie van grafieken, symbolen, woorden en afbeeldingen om een gewenst antwoord te krijgen.
# 2 De ontvanger
De ontvanger (tolk) begrijpt het e-mailbericht van de afzender door het te decoderen en te interpreteren.
# 3 Het bericht
Het bericht of de inhoud van de e-mail is de informatie die de afzender aan de ontvanger wil doorgeven.
# 4 Het medium
Het medium, ook wel het kanaal genoemd, is het middel dat men kiest om het bericht te verzenden. Bij e-mail is het medium de computer of mobiele telefoon.
# 5 Feedback
Zodra de e-mail met succes is verzonden, ontvangen en begrepen, wordt elk antwoord dat duidt op begrip van de ontvanger - mondeling of schriftelijk - beschouwd als feedback. Feedback helpt ons te bepalen of we ons doel hebben bereikt.
E-mail maakt het gemakkelijk om altijd en overal met anderen te communiceren, zeker met de komst van de smartphone. Bovendien heeft de ontvanger de mogelijkheid om onmiddellijk te antwoorden. Naast de voordelen van deze communicatiemethode, komen er echter enkele problemen. We moeten niet vergeten dat e-mail een communicatiemiddel is en niet toestaan dat het onze acties stuurt, maar het eerder gebruiken om onze communicatiedoelstellingen te bereiken. Om dit te doen:
Mensen verwachten dat e-mailcommunicatie direct en to the point is. De eerste paar regels moeten de bedoeling van uw e-mail overbrengen en uw ontvanger laten weten of er een reactie nodig is, aangezien veel systemen de ontvanger in staat stellen het begin van een e-mail te lezen voordat deze wordt geopend.
E-mailcommunicatie speelt een belangrijke rol in het dagelijkse werk en verrijkt en faciliteert zaken met de mogelijkheid om informatie uit te wisselen, ongeacht locatie en tijd. Medewerkers klagen echter regelmatig over het grote aantal e-mails dat ze ontvangen en waarop ze actie moeten ondernemen. Bovendien betekent de mogelijkheid om op elk moment e-mail te gebruiken, dat werknemers vaak vrije tijd hebben die wordt onderbroken door organisatorische e-mails. Werknemers hebben een gevoel van persoonlijke controle nodig om werkgerelateerde stress te vermijden, en dit strekt zich uit tot de mogelijkheid om e-mails te ontvangen en erop te reageren indien en wanneer dit gepast is.
Communicatie is een proces van het verzenden en ontvangen van berichten, zowel verbaal als non-verbaal. Omdat effectieve communicatie een dialoog is en geen monoloog, is het alleen effectief als het de gewenste reactie van de ontvanger oplevert. Om een succesvolle communicator te zijn, moet men informatie, gedachten en gevoelens adequaat overbrengen om anderen te motiveren, te onderwijzen en te informeren. Men moet het beste medium kiezen, de ontvanger kennen en feedback gebruiken om de effectiviteit van communicatie te controleren en dienovereenkomstig aan te passen. Het gebruik van de informatie en hulpmiddelen in dit artikel kan iemand helpen het communicatieproces te begrijpen en te gebruiken om een effectieve communicator te zijn.